Bất kỳ doanh nghiệp, start-up nào đang kinh doanh cũng đều cần quan tâm đến quy trình quản lý tồn kho hiệu quả. Điều này đảm bảo cho quá trình sản xuất, kinh doanh được thuận lợi, suôn sẻ hơn. Vậy thế nào là quy trình quản lý tồn kho? Nó có những ưu điểm gì và sơ đồ quy trình thực hiện như thế nào? Mời bạn đọc tham khảo bài viết sau đây.
Nội dung
I. Quy trình quản lý tồn kho là gì?
Quy trình quản lý tồn kho là các bước thực hiện công việc giám sát, theo dõi, kiểm soát tình trạng đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Các bước này sẽ bắt đầu từ khi nhà cung cấp giao nguyên vật liệu đến kho hàng của doanh nghiệp cho đến thời điểm sản phẩm được xuất kho. Hàng tồn kho thông thường có thể là nguyên liệu thô, linh kiện, thành phẩm, hàng hóa bán thành phẩm,…
Về cơ bản, quy trình quản lý tồn kho gồm 3 bước chính:
- Quản lý mã hàng
- Quản lý các hoạt động nhập kho
- Quản lý hoạt động xuất kho
Quy trình quản lý tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp
II. Tại sao cần có quy trình quản lý tồn kho trong kinh doanh?
Việc quản lý tồn kho là hoạt động cần sự kiểm soát chặt chẽ, thực hiện cẩn trọng trong kinh doanh. Bởi lẽ hàng tồn kho là một trong những tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Thiếu hàng tồn kho có thể sẽ gây đến những hậu quả bất lợi cho các hoạt động sản xuất khác hoặc xuất hàng khi cần thiết.
Chính vì thế, quy trình quản lý tồn kho trong kinh doanh là hoạt động không thể thiếu. Cụ thể, nó giúp cho doanh nghiệp:
- Duy trì mức tồn kho hợp lý, hạn chế tình trạng thâm hụt hay dư thừa hàng hóa
- Giảm được chi phí nguyên, vật liệu, vật tư tồn kho, tăng biên độ lợi nhuận đáng kể
- Tiết kiệm chi phí lưu kho
- Kiểm soát chi phí nhập hàng mới
- Giúp nhanh chóng xử lý hàng lỗi, hàng hỏng
- Rút ngắn lại quy trình, từ đó giúp hàng hóa được luân chuyển thuận lợi hơn
- Thực hiện quản lý hàng hóa dễ dàng hơn, tránh thất thoát
- Quản lý các số liệu kinh doanh chính xác hơn
Quản lý tồn kho là hoạt động cần sự kiểm soát chặt chẽ
Xem thêm: 7 bước thực hiện quy trình bán hàng B2B cho mọi doanh nghiệp
III. Sơ đồ quy trình quản lý tồn kho
Sơ đồ quy trình quản lý tồn kho cho doanh nghiệp
1. Quy trình quản lý mã hàng
Bước 1: Phòng Sale hoặc phòng kế hoạch gửi yêu cầu cập nhật mã hàng mới hoặc sửa lại mã hàng mới với người phụ trách quản lý
Bước 2: Tiến hành kiểm tra tình trạng mặt hàng. Sau đó thực hiện đối chiếu để thêm mới hoặc chỉnh sửa mã hàng.
- Với yêu cầu thêm mới, người phụ trách cần cập nhật thông tin về mặt hàng. Hãy xác định đúng thuộc tính nhóm hàng, loại hàng và nhà cung cấp để cấp mã hàng mới.
- Với yêu cầu chỉnh sửa mã hàng, bạn kiểm tra các thuộc tính để chỉnh sửa mã hàng phù hợp với những quy tắc đặt mã đã thiết lập trước đó. Nếu không thể chỉnh sửa được thì thông báo cho người tiếp nhận yêu cầu chỉnh sửa.
2. Quy trình quản lý hoạt động nhập kho
2.1. Nhập kho mua hàng hóa nguyên vật liệu
Bước 1: Sắp xếp nhân sự nhập kho nguyên vật liệu. Thông thường sẽ liên quan đến Phòng bảo vệ, Phòng Kế hoạch Vật tư, Phòng Quản lý Chất lượng và một số bên liên quan khác.
Bước 2: Kiểm tra số lượng và chủng loại nguyên vật liệu nhập kho dựa trên phiếu xuất kho và hóa đơn của nhà cung cấp
Bước 3: Giao phiếu xuất kho và hóa đơn cho kế toán kho vật tư xử lý, đối chiếu số lượng thực tế
Bước 4: Phòng quản lý chất lượng kiểm tra và nghiệm thu nguyên vật liệu nhập vào. Nếu chất lượng đạt yêu cầu thì sẽ tiến hành cấp phiếu xác nhận và tiến hành nhập kho
Bước 5: Thủ kho hàng sẽ kiểm tra số lượng. Sau đó ghi nhận vào phiếu nhập kho.
2.2. Nhập kho thành phẩm
Bước 1: Thủ kho nhập thành phẩm và ký vào 2 phiếu bàn giao. Sau đó sẽ chuyển 1 liên cho bộ phận sản xuất và lưu lại 1 liên tại kho.
Bước 2: Thủ kho tiến hành cập nhật toàn bộ thông tin về thành phẩm vào các Thẻ kho và Báo cáo tồn kho để kiểm soát.
Quy trình quản lý hoạt động nhập kho
3. Quy trình quản lý hoạt động xuất kho
3.1. Xuất kho sản xuất
Bước 1: Bộ phận kế hoạch nguyên vật liệu hoặc bộ phận khác có nhu cầu xuất kho sẽ làm đề nghị xuất kho để sản xuất.
Bước 2: Trình đề xuất lên Ban giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt.
Bước 3: Kiểm tra kỹ số lượng hàng tồn kho xem có đáp ứng đủ không.
- Nếu đủ hàng, tiếp tục tiến hành tạo phiếu xuất kho. Sau đó trình lên các bên liên quan phê duyệt
- Nếu không đủ hàng, thủ kho tiến hành xuất kho theo phiếu xuất kho
3.2 Xuất kho bán hàng
Với việc quản lý hoạt động xuất kho bán hàng, bạn cần thực hiện như sau: Chuyển lệnh xuất kho kèm theo đơn bán hàng cho kế toán kho để thực hiện kiểm tra hàng tồn kho.
- Nếu kho đủ hàng, kế toán kho dựa vào những thông tin trên đơn hàng và lập hóa đơn
- Nếu kho không đủ hàng, thủ kho sẽ tiến hành thực hiện xuất kho theo hóa đơn
3.3 Xuất chuyển kho hàng
Bước 1: Để xuất chuyển kho hàng, bộ phận có nhu cầu chuyển kho sẽ làm đề nghị chuyển kho. Sau đó, trình lên giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét và phê duyệt.
Bước 2: Nếu được duyệt, căn cứ vào phiếu xuất đề nghị, kế toán kho sẽ thực hiện giao dịch chuyển kho hàng. Sau đó in phiếu và lấy mã xác nhận của các bên có liên quan.
Bước 3: Căn cứ vào phiếu xuất kho có chữ ký xác nhận. Thủ kho thực hiện xuất kho và ký xác nhận vào phiếu xuất kho.
3.4 Xuất lắp ráp
Bước 1: Bộ phận nào có nhu cầu lắp ráp hàng hóa sẽ làm phiếu đề nghị xuất vật tư để tiến hành lắp ráp. Sau đó trình lên giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét và phê duyệt.
Bước 2: Nếu được phê duyệt, căn cứ vào phiếu đề nghị xuất lắp ráp đã được duyệt. Kế toán kho thực hiện giao dịch xuất lắp ráp. Sau đó in phiếu và lấy xác nhận của các bên liên quan.
Bước 3: Căn cứ vào phiếu xuất lắp ráp có xác nhận, thủ kho thực hiện xuất kho. Sau đó ký xác nhận vào phiếu xuất đó.
Như vậy, trong bài viết trên bạn đọc đã được tìm hiểu đầy đủ các thông tin về quy trình quản lý tồn kho chuẩn trong kinh doanh. Ngoài ra, để quá trình quản lý tồn kho của doanh nghiệp diễn ra trơn tru, tối ưu thời gian hơn. Bạn nên ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng doanh nghiệp CRMSales với các tính năng quản lý kho thông minh. Phần mềm sẽ giúp bạn lưu trữ thông tin nhập – xuất – tồn – chuyển kho hàng để dễ dàng làm báo cáo, kiểm soát hàng hóa trong kho. Điều này cũng giúp hoạt động bán hàng của bạn diễn ra tiện lợi hơn, tiết kiệm chi phí, thời gian, nhân công tốt nhất.
=> Để tìm hiểu chi tiết về công cụ, hãy liên hệ với đội ngũ CRMSales để được hỗ trợ:
Hotline: 0912.651.056
Facebook: https://www.facebook.com/pmcrmsales
Zalo OA: https://zalo.me/2246966774526422864
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCZfy1uNaDTAEEat0Nt8kk6Q
=> Để tìm hiểu chi tiết về công cụ, hãy liên hệ với đội ngũ CRMSales để được hỗ trợ:
Hotline: 0966.363.373
Facebook: https://www.facebook.com/pmcrmsales
Zalo OA: https://zalo.me/2246966774526422864
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCZfy1uNaDTAEEat0Nt8kk6Q
