Xây dựng quy trình quản lý kho là một trong những hoạt động quan trọng của doanh nghiệp. Nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành và quản lý kho hàng. Đồng thời giúp quá trình vận hành diễn ra hiệu quả, chuyên nghiệp hơn. Bạn đã biết cách thiết lập quy trình quản lý kho hàng hiệu quả chưa? Cùng tham khảo bài viết dưới đây nhé!
I. Quy trình quản lý kho là gì?
Quy trình quản lý kho là tiến trình, các bước thực hiện giúp DN quản lý toàn bộ hoạt động hàng ngày của một kho hàng. Nó bao gồm các hoạt động như: nhận hàng, nhập kho, vận chuyển, xuất hàng, kiểm kê, báo cáo. Nhằm đáp ứng được nhu cầu sản xuất, kinh doanh, quản lý, vận hành của DN.
Sơ đồ quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO
Quy trình quản lý kho thông thường sẽ diễn ra phù hợp với mô hình kinh doanh của DN. Đồng thời nó cần tuân thủ các yêu cầu của doanh nghiệp. Việc kiểm kho chặt chẽ như thế sẽ giúp doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận; kiểm soát và có cách quản lý tồn kho hiệu quả…
II. Sơ đồ quy trình quản lý kho hiệu quả theo tiêu chuẩn iso
Từ nhận hàng cho đến thực hiện báo cáo thống kê, quy trình quản lý kho hiệu quả theo tiêu chuẩn ISO có 6 bước. Cụ thể thực hiện như sau:
Bước 1: Kiểm tra thông tin, dữ liệu hàng hóa
Bước đầu tiên khi quản lý kho hàng là kiểm tra thông tin, dữ liệu hàng hóa . Mỗi hàng hóa khi nhập vào đều cần có một mã tài sản riêng để doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát. Đồng thời giúp cho các bộ phận liên quan dễ dàng kiểm tra hiện trạng, thông tin mô tả… của hàng hóa.
Vậy nên, bạn cần lưu ý kiểm tra đúng sản phẩm, đúng số lượng và kiểm tra tình trạng sản phẩm. Điều này giúp bạn có thể lọc ra được những sản phẩm bị hỏng hóc, tránh thiệt hại, thất thoát cho DN. Ngược lại, nếu thực hiện sai thì có thể khiến nhập kho sai, từ đó ảnh hưởng đến các khâu tiếp theo trong vận hành công ty.
Ngoài ra, DN cũng cần thống nhất trong việc quy định mẫ tài sản với các loại hàng hóa. Để khi nhập kho, lưu trữ, tìm kiếm hay các các kế hoạch thay đổi, bổ sung về sau thì các bộ phận đều dễ dàn kiểm tra, đối chiếu…
Kiểm tra thông tin, dữ liệu hàng hóa
Bước 2: Lên kế hoạch mua hàng và mua sắm hàng hóa
Tiếp theo, căn cứ vào số lượng hàng hóa đang có trong kho và hàng hóa tồn kho hiện tại. Doanh nghiệp sẽ đưa ra được kế hoạch mua thêm hàng và mua sắm hàng hóa cho phù hợp.
Để lên được kế hoạch mua hàng thì DN cần có thông tin chính xác về tình trạng hàng hóa. Thông qua các chu kỳ kinh doanh, lịch sử xuất/nhập kho, số lượng hàng tồn và hàng hóa cần thanh lý,…
Bước 3: Nhập kho hàng hóa
Sau khi mua sắm hàng hóa thì DN cần tiến hành nhập kho hàng hóa. Lúc này, nhân viên phụ trách nhập kho sẽ có nhiệm vụ:
- Tiếp nhận và kiểm tra các giấy tờ mua bán hàng hóa theo quy định.
- Ghi phiếu nhập kho cho doanh nghiệp và đơn vị cung ứng hàng hóa.
- Kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập kho. Sau đó lập phiếu kiểm tra chất lượng hàng hóa.
- Ghi chép chính xác số lượng. Đồng thời lưu trữ thông tin về hàng hóa: tên, số seri, thông tin mô tả, ngày nhập kho, số lượng,… Nhằm đảm bảo cho việc quản lý số lượng hàng hóa chính xác trước và sau khi nhập kho.
Nhập kho hàng hóa theo quy định
Bước 4: Lưu trữ dữ liệu hàng hóa
Đây là giai đoạn quan trọng, liên quan đến dữ liệu của doanh nghiệp. Chính vì thế, ở khâu này cần có người điều phối, thực hiện:
- Lưu trữ đầy đủ giấy tờ và các dữ liệu liên quan đến hàng hóa. Bao gồm: danh mục hàng hóa, nguyên vật liệu, vật tư, danh mục hàng hóa,…
- Sắp xếp và tiến hành lưu trữ hàng hóa theo quy định của doanh nghiệp.
Xem thêm: Quy trình quản lý và thu hồi công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp
Bước 5: Xuất sử dụng hàng hóa
Việc xuất sử dụng hàng hóa cũng cần phải tuân theo quy định nghiêm ngặt của doanh nghiệp. Thông thường bao gồm:
- Tiếp nhận và kiểm tra yêu cầu, chứng từ giao nhận hàng hóa theo quy định.
- Xác nhận phiếu yêu cầu đề nghị xuất kho cho đối tác, phòng ban và phê duyệt phiếu
- Sắp xếp lại không gian kho sau khi xuất kho hàng
- Ghi chép số lượng, lưu trữ thông tin hàng hóa sau khi xuất kho và dán mã theo dõi.
- Lập thống kê xuất kho định kỳ theo quy định của doanh nghiệp.
Xuất sử dụng hàng hóa theo quy định của DN
Bước 6: Kiểm kê, báo cáo và thống kê hàng hóa
Doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện kiểm kê hàng hóa định kỳ. Thông thường sẽ kiểm kê theo tháng, quý, theo năm hoặc các chu kỳ kinh doanh riêng của DN. Nhằm kiểm tra, đối chiếu số liệu hàng hóa thực tế sử dụng với số liệu hàng hóa đang được lưu trữ tại bảng cân đối kế toán. Các bước thực hiện bao gồm:
- Kiểm kê kho theo định kỳ để đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế với sổ sách
- Lập biên bản kiểm kê kho sau khi đã hoàn thành kiểm kê
- Thực hiện thống kê hàng hóa và báo cáo. Bản báo cáo thường bao gồm báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư hàng hóa dự trữ và báo cáo tổng hợp tồn kho.
Việc lập biên bản kiểm kê giúp DN có cái nhìn tổng quan, chính xác tình hình chất lượng hàng hóa. Từ đó, DN cũng có thể nắm được chính xác số lượng hàng hóa đang vận hành trong doanh nghiệp. Để có phương án đảm bảo việc vận hành hiệu quả, tránh thất thoát và tốn chi phí vận hành.
Kiểm kê, báo cáo và thống kê hàng hóa
Như vậy, bài viết trên bạn đọc đã được tìm hiểu về quy trình quản lý kho hiệu quả trong doanh nghiệp. Đặc biệt, DN nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng online tốt nhất CRMSales để quy trình quản lý kho hàng sẽ trở nên đơn giản hơn. Nhờ vào các tính năng thông minh như: quản lý, lưu trữ thông tin nhập – xuất – tồn – chuyển kho hàng để dễ dàng làm báo cáo, kiểm soát hàng hóa trong kho.
=> Để tìm hiểu chi tiết về công cụ, hãy liên hệ với đội ngũ CRMSales để được hỗ trợ:
Hotline: 0912.651.056
Facebook: https://www.facebook.com/pmcrmsales
Zalo OA: https://zalo.me/2246966774526422864
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCZfy1uNaDTAEEat0Nt8kk6Q
=> Để tìm hiểu chi tiết về công cụ, hãy liên hệ với đội ngũ CRMSales để được hỗ trợ:
Hotline: 0966.363.373
Facebook: https://www.facebook.com/pmcrmsales
Zalo OA: https://zalo.me/2246966774526422864
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCZfy1uNaDTAEEat0Nt8kk6Q
