Mỗi ngày có 24 giờ để làm việc, học tập, sinh hoạt và hưởng thụ cá nhân. Làm sao để sử dụng quỹ thời gian đó hiệu quả nhất? Đó là hãy vạch ra cho mình nguyên tắc sắp xếp công việc để làm việc hiệu quả. Khi sử dụng quỹ thời gian một cách hợp lí thì bạn sẽ nhanh chóng hoàn thiện mục tiêu công việc hơn. Vậy nguyên tắc sắp xếp công việc là gì và thực hiện như thế nào? Cùng tìm hiểu ngay trong bài viết sau đây.
I. Nguyên tắc sắp xếp công việc là gì?
Nguyên tắc là những yêu cầu cơ bản, đòi hỏi mọi người phải tuân thủ theo đúng trình tự. Nhằm đạt được mục đích đề ra một cách tối ưu nhất.
Sắp xếp công việc là quá trình lên kế hoạch các việc cần hoàn thành hàng ngày. Sau đó phân chia thời gian thực hiện một cách hợp lý. Điều này giúp bạn có những mục tiêu cụ thể, rõ ràng để thực hiện công việc không bị lãng phí thời gian.
Như vậy, nguyên tắc sắp xếp công việc là những quy tắc, yêu cầu cơ bản trong quá trình lên kế hoạch thực hiện công việc hàng ngày. Nhằm đảm bảo hoàn thành đầy đủ công việc trong thời gian tối ưu nhất mà vẫn đạt được hiệu quả cao.
Nguyên tắc sắp xếp công việc theo ma trận Eisenhower
II. Nguyên tắc sắp xếp công việc theo Ma trận Eisenhower
Bạn có rất nhiều công việc nhưng không biết phải ưu tiên thực hiện điều gì trước? Bạn không biết sắp xếp thời gian như thế nào cho hợp lý để thực hiện công việc? Và rồi công việc của bạn rối tung lên, vừa lãng phí thời gian, vừa không hoàn thành được hết.
Lúc này, bên cạnh việc sử dụng tính năng zalo todo để quản lý công việc. Bạn còn có thể áp dụng ngay nguyên tắc sắp xếp công việc theo ma trận Eisenhower.
Ma trận Eisenhower là một mô hình quản lý thời gian, sắp xếp công việc hiệu quả dựa trên tiêu chí khẩn cấp và độ quan trọng. Theo đó, Eisenhower chia danh sách công việc cần thực hiện thành 4 nhóm chính. Trong đó bao gồm:
- Các công việc Quan trọng cần làm Gấp
- Các công việc Quan trọng nhưng Không gấp
- Công việc Không quan trọng nhưng cần làm Gấp
- Công việc Không quan trọng và Không gấp
Đây là phương pháp sắp xếp công việc một cách hiệu quả. Nó giúp cho công việc của bạn được thực hiện lần lượt, có kế hoạch và không bị trồng chéo.
Ma trận Eisenhower
Theo các nhóm được phân chia, nguyên tắc hoạt động của Ma trận Eisenhower như sau:
- P1: Khẩn cấp và quan trọng.
Đây là những công việc cần làm sớm nhất có thể vì chúng vừa quan trọng, vừa gấp, cần được thực hiện ngay. Thông thường P1 bao gồm các việc:
– Bất ngờ xảy ra không đoán trước được: Bệnh tật, họp khẩn cấp, task bất ngờ,…
– Đã có kế hoạch trước: Lịch họp, Gặp khách hàng,…
– Chưa hoàn thành xong dù sắp đến hạn chót: Kiểm tra, Làm báo cáo,…
Với các việc thuộc nhóm P1, bạn có thể làm ngay lập tức. Hoặc tìm cách để chuyển nó sang nhóm P2 để làm việc theo kế hoạch cụ thể.
Công việc khẩn cấp và quan trọng.
- P2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp.
Đây là những công việc quan trọng, đòi hỏi bạn dành nhiều thời gian thực hiện nó. Tuy nhiên vì nó còn là những việc “không gấp”, nghĩa là những việc này đã nằm trong kế hoạch của bạn rồi. Nên bạn cần từ từ lên kế hoạch để thực hiện nó lần lượt.
Để sắp xếp công việc tốt, bạn hãy dành nhiều thời gian cho ô P2 này. Một số công việc có thể thuộc ô này như:
– Lập bảng kế hoạch cá nhân theo tuần, tháng, quý hoặc năm
– Họp nội bộ, gặp gỡ đối tác
– Tuyển dụng, đào tạo nhân viên…
Với các việc thuộc nhóm P2, bạn bắt buộc phải thực hiện. Tuy nhiên bạn cũng có thể giao việc cho cấp dưới để hoàn thành tiến độ nhanh hơn.
Công viêc quan trọng nhưng không khẩn cấp
- P3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng
Công việc trong ô P3 không quan trọng. Tuy nhiên chúng lại mang tính khẩn cấp, đột ngột xuất hiện mà bạn không kiểm soát được. Thông thường nó không mang ý nghĩa lớn cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn. Nhưng nó lại có sức ép về thời gian, yêu cầu bạn thực hiện xong càng nhanh càng tốt.
Các công việc thuộc ô này có thể là:
– Đồng nghiệp, sếp nhờ chuyển tài liệu cho phòng ban khác.
– Đồng nghiệp nhờ chỉnh sửa lại liệu, nhờ đi lấy tài liệu hộ.
– Cuộc gọi tán gẫu từ người thân hay bạn bè lâu ngày không gặp…
Với các việc thuộc nhóm này, bạn có thể làm hoặc là ủy quyền cho người khác thực hiện. Hoặc bạn cũng có thể khéo léo từ chối một cách lịch sự.
Công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng
- P4: Không quan trọng và không khẩn cấp
Đối với ô này, bạn nên dành ít thời gian nhất có thể. Bởi đây là những việc vô nghĩa, chúng tiêu tốn thời gian của bạn nhưng không đem lại lợi ích gì. Những công việc thuộc nhóm này thường là:
– Xem phim, lướt facebook, tiktok, chơi game, đọc báo… trong giờ làm.
– Nói chuyện riêng, tán gẫu trong giờ làm…
Với những công việc thuộc nhóm này, bạn cần gạch bỏ những việc đó càng sớm càng tốt để tránh lãng phí thời gian.
Công việc không quan trọng và không khẩn cấp
Trên đây là nguyên tắc sắp xếp công việc theo ma trận Eisenhower giúp bạn quản lý công việc, quản lý thời gian hiệu quả và đạt được mục tiêu nhanh chóng. Với ma trận này, Eisenhower khuyên bạn nên phân bổ thời gian phù hợp với các cấp độ:
- P1 chiếm khoảng 15% – 20% thời gian làm việc
- P2 chiếm khoảng 60% – 65% thời gian làm việc
- P3 chiếm khoảng 10% – 15% thời gian làm việc
- P4 chiếm dưới 5% thời gian làm việc
Tóm lại, ma trận Eisenhower là phương pháp sắp xếp công việc hợp lý. Nó giúp những người có mục tiêu nhưng chưa biết cách quản lý thời gian, sắp xếp công việc thực hiện công việc suôn sẻ, trôi chảy và tối ưu thời gian hơn. Với ma trận này, bạn cũng sẽ biết cách tập trung vào những công việc ưu tiên để không bị ngộp giữa đống công việc “hỗn độn”.
Đối với vận hành doanh nghiệp, người quản lý nên tìm hiểu thêm phần mềm quản lý bán hàng online tích hợp quản lý, sắp xếp công việc hiệu quả. Giúp kiểm soát được các hạng mục cần thực hiện của công ty. Đồng thời có thể giao việc, triển khai cho nhân viên để phân bổ đều công việc tốt nhất.
=> Để tìm hiểu chi tiết về công cụ, hãy liên hệ với đội ngũ CRMSales để được hỗ trợ:
Hotline: 0912.651.056
Facebook: https://www.facebook.com/pmcrmsales
Zalo OA: https://zalo.me/2246966774526422864
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCZfy1uNaDTAEEat0Nt8kk6Q
=> Để tìm hiểu chi tiết về công cụ, hãy liên hệ với đội ngũ CRMSales để được hỗ trợ:
Hotline: 0966.363.373
Facebook: https://www.facebook.com/pmcrmsales
Zalo OA: https://zalo.me/2246966774526422864
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCZfy1uNaDTAEEat0Nt8kk6Q
