CRM for Sales - Phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng

5/5 - (3 votes)

Quy trình quản lý và thu hồi công nợ là vấn đề vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Nó có liên quan và ảnh hưởng trực tiếp tới tình hình tài chính của doanh nghiệp. Vậy công nợ là gì? Quy trình quản lý và thu hồi công nợ được thực hiện ra sao? Mời bạn đọc cùng tham khảo bài viết dưới đây.

Nội dung

I. Công nợ là gì?
II. Quy trình quản lý và thu hồi công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp
- 1. Quy trình quản lý công nợ
- 2. Quy trình thu hồi công nợ

I. Công nợ là gì?

Công nợ hiểu một cách đơn giản là khi người bán/ người mua thực hiện một giao dịch mua bán hàng hóa nhưng chưa thể trả tiền ngay lập tức. Thay vào đó sẽ thanh toán bằng hình thức trả góp, trả sau hoặc mua chịu trong một khoảng thời gian nhất định.

Công nợ là gì?

Công nợ phản ánh nghĩa vụ thanh toán của khách nợ và người thụ hưởng (hay chủ nợ).

Trong doanh nghiệp, công nợ bao gồm 2 dạng: công nợ phải thu và công nợ phải trả. Cụ thể:

Công nợ phải thu là công nợ xuất hiện khi doanh nghiệp đã đưa hàng hóa tới tay khách hàng. Đồng thời đã có hóa đơn, chứng từ kê khai thuế. Nhưng vì một lý do nào đó mà khách hàng chưa thanh toán hoặc mới chỉ thanh toán một phần.
Công nợ phải trả thường xuất hiện giữa doanh nghiệp/ cửa hàng với nhà cung cấp khi nhập hàng, nguyên liệu. Hay các khoản phí khác như công tác phí, công nợ nhà nước,…nhưng chưa thanh toán hoặc mới thanh toán một phần cũng là công nợ phải trả.

II. Quy trình quản lý và thu hồi công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp

Quy trình quản lý và thu hồi công nợ cho doanh nghiệp

1. Quy trình quản lý công nợ

Bước 1: Thiết lập bộ phận chuyên quản lý công nợ

Bước đầu tiên là cần xây dựng bộ phận chuyên môn để quản lý chặt chẽ công nợ cùng các chính sách chi trả rõ ràng. Điều này là yêu cầu cần thực hiện nhằm mục đích:

Hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh ngoài tầm kiểm soát.
Có bộ phận chuyên trách, quản lý riêng về công nợ
Đưa ra chính sách, mức phạt vi phạm khách hàng phải chịu
Nắm rõ pháp lý và yêu cầu khách hàng ký cam kết, thỏa thuận về thanh toán theo quy định trong hợp đồng.
Kiểm soát được tình trạng thanh toán công nợ: trì hoãn chậm trễ hay thực hiện đúng… theo hợp đồng

Bước 2: Thiết lập quy trình quản lý công nợ

Hãy thiết lập, xây dựng quy trình quản lý công nợ và kiểm soát chính sách chuẩn chỉnh, chuyên nghiệp. Cụ thể:

Xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm làm việc với khách hàng để bám sát và nhắc nhở thu hồi công nợ.
Quy định về thời gian nhắc nhở khách hàng có công nợ
Cách thức nhắc nhở công nợ là gửi thư Email, gọi điện thoại trực tiếp.

Thiết lập quy trình quản lý và thu hồi công nợ

Thiết lập quy trình quản lý công nợ hiệu quả

Bước 3: Gửi hóa đơn đến khách hàng

Bước tiếp theo là doanh nghiệp cần gửi thông tin nhắc công nợ đến khách hàng. Bao gồm: gửi hóa đơn đến khách hàng, soạn thảo và gửi thư “đòi nợ” giúp khách hàng nắm được thông tin. Đồng thời doanh nghiệp cũng có thể rút ngắn được quá trình, thu hồi nhanh chóng hơn.

Ngoài ra, trong hóa đơn cần phải thể hiện cụ thể thời gian tối đa khách hàng cần chi trả công nợ.

Bước 4: Nhắc nhở khách hàng về việc thanh toán nếu chậm kỳ hạn

Sau khi đã gửi hóa đơn để nhắc nhở thanh toán công nợ. Sẽ có nhiều trường hợp, khách hàng không mở email hay văn bản đề nghị thanh toán ra. Lúc này, bạn cần gửi email nhắc nhở, đồng thời có thể đưa ra yêu cầu hẹn gặp trực tiếp để trao đổi cụ thể.

Trong những trường hợp này, bạn cần có biện pháp gắt gao để khách hàng không thể thoái thác được.

2. Quy trình thu hồi công nợ

Bước 1: Xác định khoản thu từ khách hàng

Khi tiến hành bắt đầu thu hồi công nợ, cần xác định khoản thu từ khách hàng là bước đầu tiên. Bạn cần nắm rõ các khoản cần phải thu khách hàng là bao nhiêu. Mức tối thiểu phải thu nếu khách hàng gặp vấn đề khách quan trong quá trình thanh toán hợp đồng như thế nào? Điều này giúp bạn triển khai thu hồi nợ chính xác, đồng thời đo lường được kết quả.

Bước 2: Phân loại khách nợ

Có nhiều cách phân loại khách nợ dựa theo tính chất khách hàng nợ và dựa theo mức độ quan trọng.

Căn cứ vào mức độ quan trọng, có 2 nhóm khách nợ là khách nợ quan trọng và khách nợ có thể chấm dứt hợp tác.

Khách nợ quan trọng là nhóm khách bạn không nên làm mất lòng, phải làm việc khéo léo
Khách nợ có thể chấm dứt hợp tác là nhóm khách hàng bạn có thể cứng rắn.

Căn cứ vào tính chất khách hàng nợ, có 5 nhóm khách nợ của doanh nghiệp. Đó là KH nợ đủ tiêu chuẩn, KH nợ cần chú ý, KH nợ dưới tiêu chuẩn, KH nợ nghi ngờ bị mất vốn và KH nợ có khả năng mất vốn.

Phân loại nhóm khách nợ trong quy trình quản lý và thu hồi công nợ

Có 5 nhóm khách nợ của doanh nghiệp dựa vào tính chất KH nợ

Từ việc phân loại các nhóm nợ, doanh nghiệp sẽ đưa ra được các biện pháp xử lý phù hợp đối với từng nhóm. Bên cạnh đó bạn cần xem xét lại khoản nợ và khả năng trả nợ của khách hàng đó. Để có thể đưa ra tình huống và biện pháp dự phòng. Từ đó giúp ứng biến khi trường hợp xảy ra nhanh chóng nhất.

Để phân loại KH và nhóm nợ chuẩn nhất, bạn nên tham khảo hệ thống chăm sóc khách hàng. Công cụ sẽ hỗ trợ bạn tối đa trong việc phân loại đúng nhóm khách hàng và nhóm nợ. Từ đó bạn có thể đưa ra được những biện pháp xử lý, thu hồi công nợ phù hợp, hiệu quả.

Bước 3: Phân bổ người thu nợ

Ai sẽ là người đi “đòi nợ”? Sếp hay nhân viên?

Đây là vấn đề khá nhiều tranh cãi hiện nay. Bởi không phải ai cũng có kỹ năng đi “đòi nợ” hiệu quả.

Tuy nhiên, thực tế thì doanh nghiệp nên chọn người đang trực tiếp tương tác với khách nợ trước đó. Bởi đó là người hiểu nhất về hồ sơ công nợ và khoản nợ cần thu hồi. Không chỉ thế, đây còn là người hiểu được tâm lý của khách mà họ đã bán hàng. Điều này giúp cho quá trình thu hồi công nợ diễn ra suôn sẻ, thuận lợi hơn.

Bước 4: Nhắc nhờ khách hàng trước khi đáo hạn

Theo chính sách của mỗi công ty, doanh nghiệp, sẽ có khoảng một thời gian trước khi đến hạn thanh toán. Bạn cần nhắc khách hàng chuẩn bị tiền. Thông thường sẽ là khoảng 10-15 ngày. Doanh nghiệp có thể gửi mail nhắc nhở khách hàng hoặc gửi văn bản thông báo.

Đối với một số trường hợp khách nợ đặc biệt, bạn nên sắp xếp một cuộc hẹn để trao đổi với khách. Lưu ý rằng trong cuộc trò chuyện bạn không nên tỏ ra gay gắt hay sốt ruột. Bạn cũng cần cho họ thấy nếu không thanh toán nợ thì theo quy định, hợp đồng đã ký họ sẽ bị ảnh hưởng như thế nào. Điều này khiến cho khách hàng có thiện chí và khả năng trả nợ sẽ cao hơn.

Quy trình quản lý và thu hồi nợ hiệu quả

Nhắc nhở thu hồi nợ đến khách hàng trước khi đáo hạn

Bước 5: Đàm phán thu hồi nợ

Đàm phán không chỉ là kỹ năng telesale hiệu quả mà đây còn là kỹ năng quan trọng trong quy trình quản lý và thu hồi công nợ.

Tại bước này, bạn cần phải có nghệ thuật khéo léo, ứng xử linh hoạt để thu hồi công nợ thành công. Để vừa giữ được mối quan hệ với khách hàng. Vừa tránh dùng đến luật pháp thu hồi nợ, tốn kém chi phí.

Trong quá trình đàm phán, bạn cần thể hiện sự thiện chí, hợp tác. Và nếu KH gặp khó khăn về mặt tài chính, bạn nên cho họ thời gian để chi trả khoản nợ. Tránh việc thúc ép, cưỡng chế khách hàng. Hay việc có những hành vi vi phạm pháp luật để hạn chế việc mất khách hàng cũng như những hệ lụy khôn lường về sau.

Bước 6: Sử dụng các biện pháp liên quan đến pháp luật

Trong trường hợp khách hàng vẫn cố tình trốn tránh thanh toán. Bạn nên sử dụng các biện pháp liên quan đến pháp luật. Hãy xử lý bằng cách gửi thư đòi nợ, khởi kiện ra tòa án…

Tuy nhiên đây là cách làm không được khuyến khích. Bởi việc kiện tụng sẽ tốn rất nhiều thời gian, chi phí (thuê luật sư, chuẩn bị đơn kiện). Đồng thời cách này chỉ hiệu quả khi doanh nghiệp đã đề cập rõ trong hợp đồng rằng nếu khách nợ vi phạm thì sẽ phải chịu các hình thức xử lý trước tòa như truy thu tài sản…

Trên đây bạn đọc đã được tìm hiểu về quy trình quản lý và thu hồi công nợ hiệu quả. Để kiểm soát quá trình thu hồi công nợ, doanh nghiệp nên áp dụng phần mềm quản lý bán hàng và công nợ. Công cụ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tối đa trong quá trình thống kê, phân loại, kiểm soát và thu hồi công nợ nhờ các tính năng:

Thống kê khách hàng nợ theo các trường thông tin: tên, mã số thuế, KH tạm ứng, Tạm ứng NCC, Công nợ phải thu, CN phải trả, CN hiện tại
Đo lường tổng KH tạm ứng, tổng tạm ứng NCC, tổng CN phải trả, tổng CN phải thu, tổng CN hiện tại
Cho phép lọc khách hàng nợ theo tên, MST, nhóm KH, người phụ trách
Cho phép xuất báo cáo công nợ
Tính năng dự đoán công nợ