Mỗi buổi sáng thức dậy, hai người được chia đều số lượng công việc như nhau. Có người lúc nào cũng trong trạng thái ngập đầu trong công việc, không có thời gian nghỉ ngơi. Trong khi đó, người còn lại làm việc một cách thong thả, và có thời gian chăm sóc bản thân. Tại sao lại có sự khác biệt rõ rệt như vậy? Điều này bắt nguồn từ cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hiệu quả của mỗi người. Cùng tìm hiểu thông tin chi tiết ở bài viết dưới đây bạn nhé!
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Nội dung
1. Lên danh sách tất cả công việc cần làm
Việc đầu tiên mà bạn cần làm khi bắt đầu ngày mới là ghi lại danh sách tất cả công việc trong ngày ra giấy. Bất kể đấy là công việc trong công sở hay là công việc cá nhân. Sau khi danh sách được hoàn thành, bạn cần phân chia và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên như tầm quan trọng, mức độ khẩn cấp, thời gian cần thức hiện,… Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý công việc theo từng mốc thời gian và đưa ra các điều chỉnh phù hợp hơn. Ngoài ra, việc ghi chép lại danh sách sẽ giúp bạn tránh trường hợp bỏ quên công việc cần làm.
Lên danh sách tất cả công việc cần làm
2. Đánh dấu những việc quan trọng và cần làm gấp
Danh sách công việc được phát huy hiệu quả khi bạn đánh dấu những công việc quan trọng cần thực hiện trước. Bạn cần đặt những công việc này vào lịch hoặc giấy ghi nhớ để dán tại nơi làm việc hoặc cửa ra vào. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng những ứng dụng trên điện thoại, máy tính để sắp xếp. Đây cũng là cách quản lý công việc bằng Zalo đang được nhiều người áp dụng.
Đánh dấu những việc quan trọng và cần làm gấp
3. Thứ tự ưu tiên dựa theo cột mốc khẩn cấp và quan trọng
Phân loại công việc theo thứ tự từ mức độ quan trọng đến khẩn cấp giúp bạn tối ưu hiệu suất.
– Khẩn cấp và quan trọng: là những công việc cần được hoàn thành trước tiên
– Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Sắp xếp thời gian của những công việc này trước để tránh bị gián đoạn
– Khẩn cấp nhưng không quan trọng: giao công việc này cho người khác
– Không khẩn cấp và không quan trọng: loại bỏ ra khỏi danh sách công việc cần làm.
Đây là phương pháp giúp bạn đảm bảo công việc quan trọng luôn được ưu tiên hàng đầu. Tiếp đến bạn cùng sẽ không bị bỏ lỡ những công việc khẩn cấp. Trong trường hợp, bạn không biết cách xác định công việc quan trọng và công việc khẩn cấp, thì bạn nên tự hỏi bản thân: Công việc nào ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng nhiều nhất? Hôm nay mình nên làm gì để đạt mục tiêu đó nhanh chóng hơn? Đây được xem là nguyên tắc sắp xếp công việc theo ma trận Eisenhower.
Thứ tự ưu tiên dựa theo cột mốc khẩn cấp và quan trọng
4. Đưa ra deadline cho mỗi công việc
Để tránh tình trạng công việc bị trì hoãn và năng suất thực hiện bị giảm sút, bạn cần đưa ra deadline cho từng đầu mục công việc. Bạn nên xem xét và đánh giá các công việc tùy theo công sức để đặt lịch deadline phù hợp. Lưu ý, bạn nên đặt lịch deadline trước cho những công việc quan trọng đã phân loại để được ra chiến lược thực hiện phù hợp, nhanh chóng. Nếu bạn trì hoãn deadline của công việc trước sẽ làm xáo trộn nhưng deadline phía sau.
Đưa ra deadline cho mỗi công việc
5. Gạch bỏ các việc đã hoàn thành trong danh sách
Khi bạn lướt qua danh sách thì bạn nền loại bỏ công việc hoàn thành khỏi danh sách. Cách này giúp bạn phân biệt những công việc đã được thực hiện và những công việc còn giang dở. Ngoài ra, khi gạch bỏ công việc đã hoàn thành sẽ mang lại cảm giây phút sảng khoái cho bạn. Điều này sẽ tiếp năng lượng cho bạn tiếp tục thực hiện các công việc còn lại. Hãy dành giây phút để chăm sóc bản thân như một thành quả đạt sau gạch bỏ hết danh sách.
Gạch bỏ các việc đã hoàn thành trong danh sách
Khi bạn đã biết cách lên danh sách và sắp xếp công việc theo thứ tự thì mẫu kế hoạch triển khai công việc cá nhân theo ngày sẽ hiệu quả hơn.
Như vậy, bài viết trên đã tổng hợp cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên tốt nhất. Hãy thử áp dụng vào đời sống để giúp bạn có thời gian rảnh rỗi hơn nhé! Ngoài ra, nếu bạn đang có những công việc chăm sóc khách hàng thì đừng bỏ qua phần mềm chăm sóc khách hàng CRM. Công cụ này được tích hợp những tính năng vượt trội giúp bạn tối ưu thời gian khi thực hiện hỗ trợ, chăm sóc khách hàng tự động với hiệu quả cao. Chúc bạn áp dụng thành công!
=> Nếu bạn đang gặp khó khăn, hãy liên hệ với đội ngũ CRMSales để được hỗ trợ:
Facebook: https://www.facebook.com/pmcrmsales
Zalo OA: https://zalo.me/2246966774526422864
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCZfy1uNaDTAEEat0Nt8kk6Q
=> Để tìm hiểu chi tiết về công cụ, hãy liên hệ với đội ngũ CRMSales để được hỗ trợ:
Hotline: 0966.363.373
Facebook: https://www.facebook.com/pmcrmsales
Zalo OA: https://zalo.me/2246966774526422864
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCZfy1uNaDTAEEat0Nt8kk6Q
